顧客と連絡をとる手段として考えられるのは主に「電話」「メール」「チャット」の３つ。
その中で私は「チャット」を好んで使っています。
今回はそのチャットを選ぶ理由を話したいと思います。
チャットを選ぶ理由
チャットは電話やメールに比べるとかなり使いやすい。
電話やメールにも利点がありますが、チャットの方が仕事のツールとして優れています。
時間を選ばずメッセージを送れる。
チャットはメッセージを自分が送りたいときに送れます。
メールも同様ですが、電話はそうはいきません。
相手が電話をとれそうな時間を考えなければなりません。
しかも強制的に相手の時間を奪うことになります。
その点チャットは、自分が送りたいときに送って、相手は好きな時に確認すればよいのです。
電話では何か聞かれた場合にその場で答えないといけませんが、チャットは考えてから回答できます。
顧客にとっても、自分にとってもチャットが楽です。
あとで見返すことができる。
チャットは見返すのが楽です。
私は自分のいった事を忘れることがよくあります。
「あの時なんて言ったかな？」という時は画面をスクロールすれば過去のメッセージを見返せます。
また顧客側も「あの税理士なんて言ってたっけ？」という時に見返しやすいです。
なので顧客側にとってもメリットです。
メールでも見返せますが検索をかけないと見つけづらいし、一連の会話の流れが読み取りにくい。
見返すという点においては、チャットに軍配です。（電話は論外）
スピード感がある。
メールよりチャットの方が圧倒的に早い。
メールはまず、件名を書かないといけないので、その分ロスです。
そしてなぜか分かりませんが、必要以上に固い文章になります。
固い文章は文章を不必要に長くします。
しかも内容が分かりにくくなる。
一方チャットは堅苦しくない文章で送れるので、さっと簡潔に送れます。
一回一回の時間はそこまで変わりませんが、ちりつもです。
LINE、Teams、slack、chatwork、結局どれがいい？
チャットツールと言ってもたくさんあります。
代表的なのはLINE、Teams、slack、chatwork、あたりでしょうか。
じゃあどれを使っているのか。
私は「chatwork」を使っています。
使い勝手が一番いいです。
使い始めたときに癖がなく使える。
初めて使った時に、使い方をとくに調べることもなく使えたのがchatworkでした。
感覚的に使えるという感じです。
slackは初めて使った時に、「ん？」となり使い方を何回か調べました。
慣れればさほど問題ないのでしょうが、初見には少々扱いずらい印象です。
私だけでなく顧客にも使ってもらうので、初見のハードルは低ければ低いほどいいです。
感覚的に使えるというのであればLINEが一番でしょうが、LINEは希望がなければ使いません。
LINEは既読がつくのでお互いに既読を付けるつけないで気を使います。
またプライベートで使っている方がほとんどでしょうから、仕事用のツールは分けてあげた方が気分的にいいのかななんて思います。
これはなんとなくですが。
改行したい時に、Enterキーで勝手に送付されない。
PCでLINEやTeamsを使っている人が必ず起きる現象。
それが改行のEnterキーによる、メッセージの誤送付。
chatwarkにはそれがない。
メッセージを送りたいときはshiftキーとEnterキーを同時押しなので、Enterキー単独ではメッセージは送付されないです。
小さな違いですが、これは大きいです。
概要欄が便利。
chatworkには概要欄という機能があります。
これはチャット欄の右側に出る固定のメモ書きスペースみたいなものです。
私はここに資料の提出方法やe-taxのパスワード、Googleドライブのリンクなどを記載しています。
顧客と共有しておきたい情報をさっと残せるのでめっちゃ便利です。
逆に顧客側から共有しておきたい情報（出張予定や不在にする日程とか）を記載して頂くこともあります。
固定で残るので、長い期間共有しておきたい情報を記載しておけるのですごく便利です。
最後に
いろんな連絡手段がありますが、自分が好きなものを使えばいいと思います。
独立すれば自分の好きなツールで連絡できるのも、独立の良い点です。
顧客と自分の使いたいツールが違うときは、どちらかに合わせる事になりますが、相手にもよるかなと思います。
相手にツールを合わせてでもサポートしたいと思える方でしたら合わせますし、そうでないならお断りします。
しかし相手のツールに合わせてみることで、意外にそのツールの良さに気付けることもあります。
何事も使ってみないと分からないですね。
編集後記
昨日は一日オフ。
一昨日から義母が来ており、家族と一緒にみちのく湖畔公園にピクニックしに行きました。
早朝からお弁当も作って、大掛かりのお出かけ。
かなり広く、遊具もたくさんある公園だったので4歳の息子も楽しんでくれると思いきや、寝不足のようで思うように遊ばず。
歩きたがらず、ほぼ抱っこしての一日でした。。
気温も30度近かったので暑いのなんの。
逆に1歳半の娘はずっと「歩きたい！」とよたよたと歩きまくってました。
まあ楽しかったからオールOKです。
次回は涼しい時期に、前日にぐっすり眠らせてから行こうと思います。
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